Les structures acceptées sont les associations, les collectifs et les entreprises dont l'objectif principal est la défense des animaux et/ou la promotion du végétarisme/véganisme.

Le comité d'organisation se réserve le droit de refuser des inscriptions sans avoir à justifier sa décision.

Les religions, sectes, partis politiques et syndicats ne peuvent participer aux évènements organisés par le Vegfest, sauf accord exceptionnel du comité d'organisation.

Les stands participants doivent être tenus par un représentant mandaté officiellement par l'organisme qu'il représente (président, délégué, coordinateur, correspondant, militant...). Ne peuvent être présents sur les stands que les tracts imprimés par les organismes participants.

Pour valider la participation, le formulaire d'inscription doit être retourné complet par le responsable du stand ou de l'organisme, au moins une semaine avant l'évènement.

Formulaire à demander à l'adresse suivante : vegfestparis@gmail.com.

Le comité du Vegfest peut consulter l'avis des participants déjà inscrits pour valider une demande d'inscription d'une nouvelle structure.

Les participants doivent avoir un message en rapport et en accord avec les droits fondamentaux des animaux (droits de vivre, d'être libre et de ne subir aucuns mauvais traitements ou forme de torture), le véganisme et le végétarisme.